Sentralisasi Layanan Zoom dan Internet di Sekretariat Jenderal Kemenkes, Dorong Efisiensi dan Efektivitas Operasional

Dalam rangka menindaklanjuti Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan Nomor PR.04.02/A/325/2025 tanggal 27 Januari 2025 perihal Efisiensi Belanja Kementerian Kesehatan Tahun Anggaran 2025, serta Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor HK.02.02/A/548/2024 tanggal 9 Februari 2025 tentang Strategi Pengendalian Belanja dalam Rangka Efisiensi Anggaran Kementerian Kesehatan Tahun Anggaran 2025, Biro Umum melakukan langkah strategis berupa identifikasi terhadap layanan sewa/langganan internet dan Zoom di lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan.

Identifikasi ini dituangkan melalui surat Biro Umum Nomor IR.02.02/A.VII/516/2025 tanggal 14 Februari 2025, yang dikirimkan kepada seluruh Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal. Data yang diminta meliputi jenis dan jumlah layanan, deskripsi layanan, serta alasan penggunaan dari masing-masing unit kerja. Informasi ini menjadi bagian penting dalam evaluasi kebutuhan aktual sekaligus dasar pengambilan keputusan dalam upaya efisiensi anggaran.

Pelaksanaan kegiatan identifikasi dilakukan melalui tahapan pengumpulan data, kemudian dilanjutkan dengan rapat dan diskusi bersama Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) pada tanggal 19 dan 20 Februari 2025, guna memperoleh pemahaman menyeluruh terkait kondisi aktual serta urgensi layanan internet dan platform Zoom dalam mendukung kegiatan operasional unit kerja. Analisis lebih lanjut dilakukan untuk menilai urgensi dan efisiensi penggunaan layanan oleh masing-masing unit kerja.

Berdasarkan hasil analisis dan diskusi, Biro Umum memberikan rekomendasi agar pengelolaan layanan Zoom dipusatkan di Pusdatin. Tujuannya adalah untuk mencegah duplikasi langganan, memudahkan koordinasi antar unit kerja, serta meningkatkan efektivitas pengelolaan anggaran. Pusdatin diharapkan dapat menyediakan minimal dua akun Zoom Meeting/Webinar untuk kapasitas hingga 500 peserta yang dapat digunakan bergantian oleh unit kerja yang membutuhkan. Sementara itu, akun untuk kapasitas hingga 1000 peserta dapat disediakan berdasarkan pengajuan per kegiatan.

Sejalan dengan kebijakan tersebut, mulai tahun anggaran 2025, Biro Umum tidak lagi melakukan langganan mandiri terhadap layanan Zoom karena telah difasilitasi oleh Pusdatin. Kebijakan ini diambil untuk memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien tanpa mengganggu pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing unit kerja.

Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur dan terpusat, layanan internet dan platform komunikasi daring di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemenkes diharapkan dapat mendukung pelaksanaan operasional secara optimal serta memastikan pengelolaan anggaran yang lebih tepat sasaran dan berdaya guna.