Sentralisasi Layanan Zoom dan Internet di Sekretariat Jenderal Kemenkes, Dorong Efisiensi dan Efektivitas Operasional

Dalam rangka menindaklanjuti Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan Nomor PR.04.02/A/325/2025 tanggal 27 Januari 2025 perihal Efisiensi Belanja Kementerian Kesehatan Tahun Anggaran 2025, serta Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor HK.02.02/A/548/2024 tanggal 9 Februari 2025 tentang Strategi Pengendalian Belanja dalam Rangka Efisiensi Anggaran Kementerian Kesehatan Tahun Anggaran 2025, Biro Umum melakukan langkah strategis berupa identifikasi terhadap layanan sewa/langganan internet dan Zoom di lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan.Identifikasi ini dituangkan melalui surat Biro Umum Nomor IR.02.02/A.VII/516/2025 tanggal 14 Februari 2025, yang dikirimkan kepada seluruh Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal. Data yang diminta meliputi jenis dan jumlah layanan, deskripsi layanan, serta alasan penggunaan dari masing-masing unit kerja. Informasi ini menjadi bagian penting dalam evaluasi kebutuhan aktual sekaligus dasar pengambilan keputusan dalam upaya efisiensi anggaran.Pelaksanaan kegiatan identifikasi dilakukan melalui tahapan pengumpulan data, kemudian dilanjutkan dengan rapat dan diskusi bersama Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) pada tanggal 19 dan 20 Februari 2025, guna memperoleh pemahaman menyeluruh terkait kondisi aktual serta urgensi layanan internet dan platform Zoom dalam mendukung kegiatan operasional unit kerja. Analisis lebih lanjut dilakukan untuk menilai urgensi dan efisiensi penggunaan layanan oleh masing-masing unit kerja.Berdasarkan hasil analisis dan diskusi, Biro Umum memberikan rekomendasi agar pengelolaan layanan Zoom dipusatkan di Pusdatin. Tujuannya adalah untuk mencegah duplikasi langganan, memudahkan koordinasi antar unit kerja, serta meningkatkan efektivitas pengelolaan anggaran. Pusdatin diharapkan dapat menyediakan minimal dua akun Zoom Meeting/Webinar untuk kapasitas hingga 500 peserta yang dapat digunakan bergantian oleh unit kerja yang membutuhkan. Sementara itu, akun untuk kapasitas hingga 1000 peserta dapat disediakan berdasarkan pengajuan per kegiatan.Sejalan dengan kebijakan tersebut, mulai tahun anggaran 2025, Biro Umum tidak lagi melakukan langganan mandiri terhadap layanan Zoom karena telah difasilitasi oleh Pusdatin. Kebijakan ini diambil untuk memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien tanpa mengganggu pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing unit kerja.Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur dan terpusat, layanan internet dan platform komunikasi daring di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemenkes diharapkan dapat mendukung pelaksanaan operasional secara optimal serta memastikan pengelolaan anggaran yang lebih tepat sasaran dan berdaya guna. 

Jejak Wajah, Jejak Kinerja: Integrasi Data Face Gate dalam E-Office Kemenkes

Kementerian Kesehatan RI terus menunjukkan komitmennya dalam membangun birokrasi yang adaptif dan responsif terhadap perkembangan teknologi digital. Salah satu langkah terobosannya adalah mengintegrasikan sistem presensi berbasis biometrik wajah (Face Gate) ke dalam platform E-Office Kemenkes. Inovasi ini merupakan hasil kolaborasi erat antara Biro Umum, Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia (OSDM), serta Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin). Implementasi awal dilakukan di Gedung Kementerian Kesehatan, Jalan HR Rasuna Said, Jakarta Selatan, sebagai bagian dari peta jalan menuju digitalisasi administrasi kepegawaian yang lebih cerdas, efisien, dan transparan.Sebelumnya, sistem Face Gate Barrier hanya berfungsi sebagai pengendali akses fisik masuk ke dalam gedung, terpisah dari sistem presensi kepegawaian dan belum terintegrasi dengan E-Office Kemenkes. Kini, melalui pendekatan integratif dan kolaboratif, alat yang sama telah bertransformasi menjadi bagian dari sistem presensi resmi, yang mencatat kehadiran pegawai secara otomatis dan real-time. Sistem ini melengkapi aplikasi presensi E-Office yang telah digunakan sebelumnya. Inilah wujud nyata transformasi digital kepegawaian Kemenkes, di mana data kehadiran menjadi bagian integral dari sistem manajemen ASN berbasis teknologi informasi.Integrasi ini bukan sekadar pengganti metode absensi konvensional seperti mesin pindai wajah versi lama, fingerprint, atau presensi manual. Lebih dari itu, ini mencerminkan perubahan budaya kerja menuju profesionalisme ASN. Face Gate kini tidak hanya berperan sebagai alat pengendali akses fisik, tetapi juga sebagai sarana presensi berbasis pengenalan wajah yang terhubung langsung ke sistem E-Office, termasuk versi mobile. Teknologi yang telah tersedia dimanfaatkan secara optimal tanpa perlu membangun sistem baru, menghadirkan efisiensi administratif, mengurangi beban kerja manual, serta menghasilkan data presensi yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis bukti. Inilah makna dari Kinerja Aktual—kerja yang terekam digital, presisi, dan transparan.Progres teknis integrasi dimulai sejak arahan langsung dari Bapak Sekretaris Jenderal Kemenkes pada awal Februari 2025. Uji coba sistem dilaksanakan pada pertengahan Februari 2025, dan pencatatan kehadiran pegawai melalui Face Gate resmi diberlakukan mulai awal Maret 2025.Dalam pelaksanaannya, berbagai tantangan teknis turut diidentifikasi dan direspons secara cepat. Permasalahan seperti data presensi yang belum terekam atau hilang dari basis data ditindaklanjuti melalui perbaikan aplikasi Face Gate Barrier serta pemetaan ulang (pairing) data ke dalam basis data sementara milik Biro OSDM. Selama masa penyesuaian, pegawai tetap dapat menggunakan mesin presensi lama maupun aplikasi mobile. Layanan Helpdesk Biro OSDM juga diaktifkan sebagai kanal pengaduan, didukung oleh tim teknis vendor yang terhubung langsung guna menjamin keandalan sistem dan kenyamanan pengguna.Melalui strategi ini, Kementerian Kesehatan mempertegas visinya dalam menghadirkan tata kelola kepegawaian yang terintegrasi, adaptif, dan berbasis data. Transformasi Face Gate bukan semata-mata tentang pencatatan kehadiran, tetapi tentang bagaimana ASN Kemenkes menunjukkan kinerja yang profesional, transparan, dan siap menghadapi tantangan birokrasi modern. Dengan semangat “Satu Jejak Digital, Kinerja Aktual, ASN Profesional”, inisiatif ini menjadi tonggak penting dalam mewujudkan birokrasi kesehatan yang modern, efisien, dan berdampak langsung pada peningkatan kualitas pelayanan publik.